Tundub, nagu kõik kasutaksid tänapäeval erinevate tööülesannete täitmiseks Excelit, kuigi on teada, et need võivad ükshetk kohmakaks muutuda. Just - Exceli tabelid polegi nii head, kui siiani on arvatud.
Kunagi pakkus Excel tohutut väärtust. Aga enam mitte. Üha enam ettevõtteid loobuvad Excelist ning lähevad üle suurema väärtusega tarkvaradele ja platvormidele.
Kuid miks me näeme ja kuuleme, et töötervishoiu ja tööohutuse korraldamiseks ikka veel kasutatakse Excelit? Selleks ajaks, kui kõik vajalikud andmed juhendamiste kohta on lisatud arvutustabelitesse, on osa neist juba aegunud. Arvutustabelil põhinevad programmid sobivad suurepäraselt andmete korraldamiseks, analüüsimiseks ja isegi graafikute koostamiseks, kuid töötervishoiu ja -ohutustarkvara võimaldab rakendada valdkonnastandardi põhimõtteid ja automatiseerida ülesandeid ilma inimlike vigadeta.
Arvutustabelite kasutamine on saanud nii tavaliseks, et me isegi ei küsi enam endalt, kas see on tõesti parim viis teabe esitamiseks? Arvutustabelid sobivad suurepäraselt konkreetsete probleemide lahendamiseks, kuid oluline on olla teadlik ka nende piirangutest.
Vanaga välja, uuega sisse
Excel oli minevikus kõva tegija, sest see suutis vastata väga spetsiifilistele vajadustele. Tänaseks on olukord muutunud. Excel on endiselt oma töös väga hea, kuid tänapäeval on ka teisi uuemaid tööriistu, mis võivad aidata viisil, mida Excel pole kunagi suutnud. Nüüd, mil andmete kogumine on tänu pilveprogrammide tulekuga lihtsam ja juurdepääsetavam kui kunagi varem, on Excel muutunud tüütuks ja keerukaks. Excel, millel on justkui palju võimalusi igasuguste äritoimingute töötlemiseks, lihtsalt ei suuda sammu pidada.
Töökeskkonnaspetsialistina ei peaks Sa oma töötervishoiu ja tööohutuse protsesside haldamiseks kasutama Excelit.
Siin on põhjused, miks ettevõtted erinevates tööstusharudes loobuvad Excelist:
- Andmete ja teabe väärhaldus
Arvutustabelid võivad põhjustada andmete kadumist või märkamata jätmist, nende kaasajastamine võtab liiga palju aega ja üldiselt ei suurenda protsesside effektiivsust, mis on tänapäeval oluline märksõna. Kas Sa tead, mis Sinu tänases töötervishoiu ja tööohutuse süsteemis toimub? Kui Sa täna usaldad ainult Excelit, on tõenäoline, et sealsed andmed võivad puudlikud olla. Kaasaegsem lähenemine on kasutada mõnda tarkvara, mis pakkub tõhusamat lahendust. Spetsiaalselt loodud töötervishoiu ja tööohutuse platvorm automatiseerib enamus töötervishoiu ja tööohutuse protsesse, välistades vajaduse pideva kaasajastamise järele. Värskendus toimub reaalajas ning muudatustega on kursis meeskond ühe hetkega. Enamus muudatusi töötervishoius ja tööohutuses on seotud koolituste, juhendamiste ning tervisekontrollidega.
- Veaohtlik
Market Watchi andmetel on veavabad vaid 12% Exceli tabelitest. See on üllatav statistika, eriti töötervishoiu ja -ohutuse kohta, kus elud sõltuvad sõna otseses mõttes tõhusast (ja see tähendab suures osas vigadeta) töötervishoiu ja -ohutusprogrammist. Exceli tabeleid on äärmiselt raske hooldada. Kui viga jääb kahe silma vahele, võib see põhjustada tõsiseid probleeme.
- Andmete säilitamine ilma võimenduseta
Excel on vahend teabe haldamiseks, mitte selle analüüsimiseks.
Kuna Excel on suuresti andmete hoidmise süsteem, ei kontrolli see automaatselt, kas kõik andmed vastavad tegelikkusele. Kui kasutad oma andmete analüüsimiseks Excelit, saad heita pilgu ainult andmete pinnale ja pole mingit võimalust veenduda, et kõik arvutustabeli andmed vastavad tegelikule olukorrale. Excel on platvorm andmete salvestamiseks ja korraldamiseks, kuid see ei võimalda andmeid ühelgi tasemel analüüsida.
- Raiskab aega
Kui usaldad oma ettevõtte protsessid Exceli kätte, siis võtad suure riski. Kitsendused, mis Excelil on, võivad Sinu töötervishoiu ja tööohutuse süsteemi nurka suruda. Täpsemalt seisneb nurka surumine kulutatud ajas, mida töökeskkonnaspetsialist vajab arvutustabelite koostamiseks ja täiendamiseks. Lisaks eelmises punktis välja toodud hulgalistele vigadele, mis võivad Exceli kasutamisega tekkida, kulub ka palju aega kogu "paberimajanduse" korraldamisele ja selle kaasajastamisele – eriti kui me teame, et 88% Excelitest sisaldavad suure tõenäosusega vigu.
Veebiplatvormi abil ei pea Sa enam töötama keeruliste Exceli valemitega, et jälgida oma ohuolukordade aruandeid või kontrollima tervisekontrollide aegumisi. Platvorm nagu VITS võib aidata koguda andmeid ja koostada aruandeid minutitega. Enam ei pea Sa kulutama tunde pivot-tabelite ettevalmistamiseks, koolituseks või aruannete koostamiseks.
- Spetsiaalne töölaud puudub
Lihtsaim viis saada kiire ülevaade oma ettevõtte töötervishoiu ja tööohutuse olukorrast on jälgida spetsiaalset töölauda. Exceli lehed üldiselt sellist funktsiooni ei paku või nõuab see väga suurt Exceli oskust. Seega on mõttekas investeerida alternatiivsesse platvormi, mis pakub lihtsalt kasutatavat töölauda koos reaalajas täielikult uuenevate andmete kogumiseks ja haldamiseks.
- Turvalisus
Microsoft Excel salvestab andmed ainult Sinu arvutisse ning see võib põhjustada erinevaid probleeme.
Kui andmed on salvestatud vaid Sinu arvutisse, siis on oht andmeturbe nõuete rikkumisteks suurem. Kui kõik teie ettevõtte töötajad hoiustavad tundlike, sh eriliigilis andmeid Excelites ja ainult enda arvutites, siis andmeturbe seisukohast on see suur risk ning potentsiaalne rikkumine. Veelgi enam, kui salvestad andmeid lokaalselt, kasutades Microsoft Excelit, oled ainult ühest kõvaketta krahhist, petturlikust töötajast või viirusest eemal, et juhtuks küberkriis.
Kui teie ettevõtte töötervishoiu ja tööohutuse andmed istuvad selle artikli lugemise ajal Excelis, on teie süsteem ja selles hoiustatavad väärtuslikud andmed praegu ohus. Näiteks Atemix tööstusautomaatika OÜ kasutab VITS töötervishoiu tarkvara juba aastaid.
Lisaks on äritarkvaradel ning töötervishoiu ja tööohutusplatvormidel funktsioone, mida Excelis ei ole, näiteks meeskonnaliikmete võimalus pääseda samaaegselt juurde asjakohastele andmetele. Erinevate veebiplatvormide kasutamisel salvestatakse kõik teie andmed pilve - või virtuaalserveritesse. See aitab tagada teie andmete turvalisuse ning muudab meeskonnaliikmete jaoks juurdepääse andmetele ning protsessidele lihtsaks ja turvaliseks.
Kokkuvõtteks
Excelite kasutamine võib põhjustada vigu andmetes ja turvaprobleeme. Isegi kui Sa suudad kahte eelnevat probleemi vältida, raiskate ikkagi oma väärtuslikku aega ja mõnes mõttes ohustate oma ettevõtet, kasutades keskpärast tööriista. Exceli tabelid on väga frustreerivad ja veaohtlikud. Need raiskavad palju aega ning võivad kahjustada andmete kvaliteeti ja nende kaudu on võimalik kõrvalistel isikutel isegi ettevõtte andmetele ligipääseda.
Kas oled väsinud arvukate Excelite kasutamisest töötervishoiu ja tööohutuse korraldamisel? Broneeri demo ja me näitame, kuidas VITS asendab edukalt Exceli tabelid!
